Was ist ein virtueller Assistent und was macht er eigentlich genau?

Das scheint eine Frage zu sein, die sich derzeit immer mehr Menschen stellen. Immer häufiger hört man den Begriff virtueller Assistent (kurz: VA), aber viele wissen noch gar nicht, was das genau bedeutet.

Gerade im Zuge der Digitalisierung werden Themen wie New Work und ortsunabhängiges Arbeiten immer wichtiger. Viele Unternehmen sind gezwungen sich mit diesen Aufgabenstellungen auseinanderzusetzen, aber auch viele Privatpersonen beginnen sich mit zukunftsweisenden und neuen Arbeitsmethoden zu beschäftigen. Viele wollen ein eigenes Business gründen, wollen finanziell unabhängig sein und vor allem auch ortsunabhängig arbeiten können. Und genau dann stoßen sie oft auf den Begriff des virtuellen Assistenten.

Ein virtueller Assistent ist eine Person, die Unternehmen, Einzelunternehmer oder manchmal auch Privatleute administrativ, technisch oder kreativ unterstützt.

Virtuelle Assistenten übernehmen für Ihre Auftraggeber selbstständig eine Reihe von Arbeiten. Die Arbeiten können dabei ganz unterschiedlich sein und von sehr einfachen Recherchearbeiten bis hin zu komplexen Aufgaben reichen. Der VA ist ein Dienstleister, der seinen Kunden zeit- oder arbeitsintensive Aufgaben abnimmt, um ihn zu entlasten und ihm zu helfen, sich wieder auf seine Kernkompetenzen konzentrieren zu können.

Für viele Kunden ist die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten vorteilhaft, da er flexibel eingesetzt werden kann und, anders als ein festangestellter Mitarbeiter, nur für die geleisteten Stunden bezahlt wird. Viele Auftragnehmer schätzen auch die zeitliche Flexibilität eines virtuellen Assistenten und den Fakt, dass er auch für eine geringe Stundenzahl im Monat gebucht werden kann.

Als VA liegen die Vorteile vor allem darin, dass du flexibel und ortsunabhängig arbeiten und Dich auf bestimmte Aufgaben und Kundensegmente konzentrieren kannst, die Dich interessieren und dir Spaß machen.

Was macht ein virtueller Assistent?

Ein klarer Benefit der Arbeit als virtueller Assistent ist, dass es viele verschiedene Aufgaben gibt, in denen Du Deine Kunden unterstützen kannst. Die Aufgabengebiete sind wahnsinnig vielfältig und dem ist kaum eine Grenze gesetzt. Wichtig ist, es müssen Aufgaben sein, die sich ortsunabhängig, also ohne, dass Du beim Kunden vor Ort sein musst, erledigen lassen.

Es gibt sehr viele ganz einfache Aufgabenstellungen, die häufig und gerne von Kunden abgegeben werden, wie online Recherchen, die Pflege und Aktualisierung von Datenbankeinträgen, Formatierungsaufgaben, etc..

Auch Aufträge, wie klassische Backofficeaufgaben, vorbereitende Buchhaltung und die Pflege von den Social Media Kanälen der Kunden werden häufig angefragt.

Es gibt aber auch deutlich komplexere Aufgaben, die Du als virtueller Assistent übernehmen kannst, wie zum Beispiel Aufträge im Bereich SEO, Webseitenerstellung, Bildbearbeitung oder Erstellung von Texten für Blog oder Website des Kunden. Auch online Marketing Themen sind im VA Bereich sehr beliebt.

Je nach Deiner Qualifikation und Deinen Interessen kannst Du die Aufgaben auswählen, in denen Du Deine Stärken siehst und, die Dir Freude bringen und sich so weiter ausbauen lassen.

Generell gilt, je mehr Du Dich weiterbildest und je besser qualifiziert Du in einer bestimmten Nische bist, desto mehr kannst Du dich von der Konkurrenz abheben.

Falls Du bereits spezielle Erfahrungen, zum Beispiel im Online Marketing oder im Projektmanagement besitzt, solltest Du diese auf jeden Fall in dein VA-Portfolio mit aufnehmen.

Viele Assistenten im virtuellen Bereich bieten eine große Auswahl an Leistungen an. Das kann natürlich ein Vorteil sein. Bedenke aber, wenn die Anzahl Deiner Kunden steigt und alle unterschiedliche Arten von Aufgaben haben, kann es Dir schnell passieren, dass Du durcheinander kommst und den Überblick verlierst.

In meiner Erfahrung kann es ab einem bestimmten Punkt sinnvoll sein, sich auf einen Bereich, der einem wirklich liegt und Spaß macht, zu fokussieren. So behältst Du nicht nur besser den Überblick, sondern bildest Dich selber, während der Arbeit mit Kunden, auch noch zum Experten in einem bestimmten Bereich aus und weiter.

Einige klassische VA-Aufgabenbereiche sind:

• Allgemeiner VA (AVA)
• Texter/ Copywriter
• SEO / Online und Social Media Marketing Assistent
• Sales Assistent
• Grafik- / Web Designer/ Web Developer
• HR Assistent

Wenn du mehr über die verschiedenen Aufgabenbereiche von virtuellen Assistenten erfahren möchtest, findest du hier meinen Blogartikel zu 100 Aufgaben für virtuelle Assistenten.

Hier aber schon mal ein kleiner Auszug an möglichen Aufgaben:

Social Media Management
Hier unterstützt Du Kunden dabei Ihre Social Media Kanäle zu pflegen. Das heißt, Du erarbeitest Social Media Strategien mit deinen Kunden, pflegst regelmäßige Postings ein, kümmerst Dich um Kommentare und Nachrichten oder auch um das Community Building auf verschiedenen Kanälen.

Email Verwaltung oder Kundensupport
Du kümmerst Dich um das Email Postfach Deines Kunden, sortierst E-Mails vor, beantwortest Nachrichten, leitest Nachrichten weiter.

Oder aber, Du unterstützt Deinen Kunden im Kundensupport, weil er beispielsweise einen E-Commerce Shop betreibt oder einfach viele Anfragen bekommt, die bearbeitet werden müssen.

Texterstellung
Dein Kunde braucht Content für seine Website, seinen Blog oder Produktbeschreibungen für seinen Shop und Du hilfst ihm dabei, indem Du die entsprechenden Texte erstellst und im besten Fall sogar gleich eine erste Keywordoptimierung integrierst.

Transkriptionen
Ein Kunde hat einen Podcast, der transkribiert werden muss oder hat ein Interview aufgenommen, aus dem ein Blogartikel entstehen soll? Dann ist das eine perfekte Aufgabe für einen virtuellen Assistenten.

Übersetzungen
Auch Übersetzungen gehören zu den klassischen Aufgaben, für die gerne ein VA eingesetzt wird. Wenn Du besonders sprachbegabt bist und mehrere Sprachen auf sehr gutem Niveau beherrscht oder, wenn Du mehrsprachig aufgewachsen bist, dann sind Übersetzungen vielleicht genau die richtige Aufgabe für Dich.

Terminkoordination
Viele Kunden freuen sich, wenn Sie Hilfe bei der Koordination und Vereinbarung von Terminen bekommen. Pflege den Kalender Deines Kunden, mache telefonisch oder per E-Mail Terminvereinbarungen mit Kunden, Geschäftspartnern oder auch Reservierungen für ein Mittag- oder Abendessen.

94 weitere mögliche Einsatzgebiete für virtuelle Assistenten findest du hier:

Fazit:

Ein virtueller Assistent ist eine echte Entlastung für viele Unternehmen und Einzelunternehmer, da er Ihnen mehr Zeit und die Möglichkeit sich auf Ihre Kernkompetenz zu konzentrieren, verschafft.

Ein virtueller Assistent ist ein selbstständiger Dienstleister, der Auftragnehmer in vielen verschiedenen Bereichen unterstützen kann. 

Schau, wo Deine Stärken liegen und baue Dein ortsunabhängiges Business als virtueller Assistent darauf auf.